Assistant juridique

Gérer les appels entrant des clients en identifiant les interlocuteurs, en appréciant l’urgence et en apportant les premiers éléments de réponse. Assurer un accueil physique en français et/ou en anglais adapté à chaque interlocuteur en tenant compte des situations spécifiques (conflit, urgence, différences culturelles et handicap), en répondant à ses sollicitations et/ou réclamation, avec une capacité d’écoute et de pratiques inclusives. Planifier les rendez-vous en tenant compte des contraintes du client et de son ou ses interlocuteurs en présentiel ou à distance selon les disponibilités de chacun et éventuellement d’une situation de handicap. Gérer les agendas des collaborateurs en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques pour planifier leurs rendez-vous en respectant le calendrier juridique et les déplacements en tenant compte des contraintes, des priorités de service dans une démarche éco-responsable. Mettre en place des procédures d’alerte pour surveiller l’avancement des procédures et les échéances afin de préparer les documents nécessaires à chacune des étapes de l’ouverture à la clôture du dossier. Gérer les déplacements des collaborateurs en opérant le choix et les réservations des modalités de transport, d’hébergement et de restauration en tenant compte des contraintes budgétaires, temporelles, d’handicap et environnementales afin de garantir leur bon déroulement. Grâce à l’utilisation des agendas partagés, il s’assure de la disponibilité des participants. Préparer les réunions en présentiel ou à distance et organiser leur mise en oeuvre en collectant les éléments d’information au préalable à leur mise en oeuvre, en identifiant les participants afin d’assurer leur bonne tenue et la mise à disposition des éléments nécessaires, en veillant à la résolution des aspects techniques et logistiques (réservation de salles, visioconférence, handicap) afin d’en garantir le bon déroulement. Concevoir des documents professionnels (courriers, courriels, notes de services ou d’information, procès-verbaux, statuts, contrats...) en respectant les règles orthographiques, grammaticales ainsi que la terminologie juridique et la charte graphique afin d’assister l’équipe juridique tout en favorisant l’écologie digitale. Rédiger, mettre en forme et actualiser les modèles d’actes juridiques et tous documents professionnels à usage interne et de différents formats numériques en utilisant les logiciels adaptés (traitement de texte, tableur…) afin de préparer les documents nécessaires à chacune des étapes de l’ouverture à la clôture du dossier en tenant compte des évolutions réglementaires. Diffuser après contrôle l’information en utilisant les méthodes de diffusion interne et en prenant en considération l’empreinte environnementale.