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Description de l’offre
Les missions principales
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
- Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure ...).
- Peut coordonner une équipe.
Les compétences
Les savoir-faire
Ce sont vos compétences pratiques et techniques pouvant être concrètement appliquées dans des situations professionnelles.
Savoir-faire principaux
Production, Construction, Qualité, Logistique
- Définir des besoins en approvisionnement
- Organiser le traitement des commandes
Pilotage, Gestion, Cadre réglementaire
- Organiser des déplacements professionnels
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
Coopération, Organisation et Développement de ses compétences
- Classer des documents
- Utiliser les outils numériques
Communication, Création, Innovation, Nouvelles technologies
- Mettre à jour un dossier, une base de données
Développement économique
- Accueillir, orienter, renseigner un public
Savoir-faire secondaires
Pilotage, Gestion, Cadre réglementaire
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Réaliser des opérations comptables
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles
- Réaliser la gestion administrative du personnel
- Assurer la gestion administrative d'une activité
Communication, Création, Innovation, Nouvelles technologies
- Saisir des documents juridiques
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique
Management, Social, Soin
- Coordonner l'activité d'une équipe
Coopération, Organisation et Développement de ses compétences
- Archiver des dossiers et documents de référence
Les savoir-être professionnels
Ce sont vos qualités humaines et comportementales vous permettant de bien interagir avec vos collègues et votre environnement de travail en règle générale.
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
Les savoirs
Ce sont vos connaissances théoriques acquises à travers vos formations, certifiantes ou non, et vos expériences.
Domaines d'expertise
- Comptabilité générale
- Gestion administrative du courrier
- Logiciels comptables
Normes et procédés
- Droit commercial
- Droit du travail
- Normes rédactionnelles
- Règles d'affranchissement du courrier
- Modalités d'accueil
- Sténographie
Techniques professionnelles
- Techniques de prise de notes
- Techniques de saisie avec dictaphone
Environnement du mini-stage
- Bureau
- En contact avec du public
On dénombre environ 650 000 assistantes administratives réparties dans tous les secteurs d'activité. Ces effectifs sont en recul depuis quelques années. On ne s'attend pas à une progression dans les années à venir, malgré les nombreux départs à la retraite des professionnels en poste. Parallèlement, l'offre de diplômés est importante. Le niveau de qualification a beaucoup progressé : 80 % des jeunes assistantes administratives ont au moins le baccalauréat, 35 % possèdent un niveau bac + 2 : BTS (brevet de technicien supérieur), ou diplôme équivalent et 6 % ont un niveau bac + 3. Cette hausse s'accompagne d'une évolution de la fonction. En effet, il est de plus en plus fréquent qu'une assistante administrative assiste au moins 2 directeurs, voire plus. Les emplois d'assistante administrative sont relativement stables, mais les premières années passent parfois par l'intérim. Après 3 ans de vie active, 11 % des titulaires d'un BTS secrétariat sont encore intérimaires. Ce métier peut être exercé dans tous les secteurs d’activité : agriculture ; BTP ; commerce et services ; énergie ; industrie.